Übergabeprotokoll & Schlüsselübergabe: So läuft’s Hand in Hand

Dein Schlüssel zum Investment

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Bild Schlüsselübergabe

Auf der Zielgeraden:
Übergabeprotokoll & Schlüsselübergabe

Die Schlüsselübergabe zu deiner Eigentumswohnung ist der letzte große Schritt beim Immobilienkauf. Zeit, kurz mal alles Revue passieren zu lassen, was du alles schon geschafft hast: Du hast deine Lieblingsimmobilie gefunden, dir die Objektunterlagen genau angeschaut, eventuell den Kaufpreis noch etwas nachverhandelt, deine Finanzierung safe, den Kaufvertrag unterschrieben, notariell beurkunden lassen und alle Vertragsparteien haben ihre Pflichten daraus erfüllt. Chapeau!

Entscheidend für die letzte Meile war jetzt vor allem, dass du am Ende den vereinbarten Preis überwiesen hast, denn: Die Schlüsselübergabe gibt’s erst nach vollständiger Kaufpreiszahlung. Zumindest ist das die Empfehlung an die Verkäufer:innen.

Jetzt steht also der Termin zur Schlüsselübergabe für deine Eigentumswohnung bzw. grundsätzlich beim Hauskauf an: Da kommt das Übergabeprotokoll ins Spiel. Darin wird am besten alles festgehalten:

Übergabeprotokoll

Von Mängeln über Zählerstände bis hin zum übernommenen Inventar und überreichten Wohnungsunterlagen: Mit dieser Checkliste wird die Übergabe ganz entspannt.

Übergabeprotokoll runterladen

Falls du es nicht schaffst, für die Übergabe selbst vor Ort zu sein, versuch eine Vertretung zu finden, die den Termin für dich übernimmt. Das kann beispielsweise ein:e Sachverständige:r sein.

Ist im Übergabeprotokoll alles drin, was rein soll, werden die letzten Mängel beseitigt, steht der Schlüsselübergabe nichts mehr im Weg. HOORAY!

Alles, was du an Input zum Übergabeprotokoll und vor der Schlüsselübergabe noch brauchst, gibt’s jetzt aber erstmal hier. 👇👇

Warum das Übergabeprotokoll beim Immobilienkauf so wichtig ist

Übergabeprotokoll klingt vielleicht erstmal wieder sehr bürokratisch und krass unsexy. Aber das im Rahmen der Schlüsselübergabe anzufertigen, ist extrem wichtig. Es schützt dich im Zweifel davor, für Schäden aufzukommen, die nicht durch dein Verschulden zustande gekommen sind.

Andersrum sichert das Übergabeprotokoll auch den:die Verkäufer:in vor ungerechtfertigten Schadenersatzansprüchen ab, für Schäden, die du bzw. deine Mieter:innen nach Übergabe verursachen.

Zum Termin der Schlüsselübergabe nach dem Hauskauf oder dem Kauf einer Eigentumswohnung, siehst du die Immobilie wahrscheinlich zum ersten Mal komplett unmöbliert. Egal, ob du vorher persönlich zur Besichtigung da warst oder eine 360°-Online-Besichtigung gemacht hast. Jetzt kannst du genau sehen, ob sich hinter einem Schrank vielleicht Schimmel gebildet hat oder der Boden unter der Küchenzeile total zerkratzt ist. Wenn dem so ist, hast du das Recht auf Nachbesserung. Bis wann was behoben sein soll, wird direkt im Übergabeprotokoll notiert.

Versteckte Mängel, wie defekte Leitungen oder feuchte Wände, erkennst du oftmals aber nicht mit bloßem Auge. Dann kann es sinnvoll sein, wenn du einen Profi an der Seite hast.
Übrigens: Mängel, die dir schon bekannt sind, kommen auch ins Übergabeprotokoll und der:die Verkäufer:in kann vermerken, wie der Stand der Dinge ist bzw. wie ihr euch geeinigt habt.

Worst Case: Kommt nach der Schlüsselübergabe raus, dass der:die Verkäufer:in dir Mängel verschwiegen und nicht ins Übergabeprotokoll geschrieben hat, hast du mindestens Anspruch auf Mängelhaftung. Schadenersatz oder die Rückabwicklung des Kaufvertrags sind bei richtig gravierenden Mängeln auch möglich. Voraussetzung ist allerdings, dass du den Vorsatz eindeutig nachweisen kannst.

Aber mit dem Übergabeprotokoll geht es nicht nur darum Mängel festzuhalten und die durch den:die Verkäufer:in beseitigen zu lassen. Für anstehende Abrechnungen ist es für beide Vertragsparteien wichtig zu wissen, wie z.B. die Zählerstände am Tag der Schlüsselübergabe waren. Die Stände für Heizung, Strom und Wasser gehören daher auf jeden Fall auch ins Übergabeprotokoll.

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Das muss genau rein ins Übergabeprotokoll

Das Übergabeprotokoll ist eines der vielen wichtigen Dokumente beim Immobilienkauf. Klapper die Punkte also nicht einfach nur ab, sondern gehe vor der Schlüsselübergabe alles Schritt für Schritt durch – oder lass das eine Vertretung für dich machen. Auch wenn oftmals der:die Verkäufer:in oder der:die Makler:in das Übergabeprotokoll schreibt, kannst natürlich auch du das übernehmen. Trefft am besten vor dem Termin die Vereinbarung, wer das übernimmt, damit nicht alle mit Protokoll und Stift zur Schlüsselübergabe der Eigentumswohnung kommen.

Das Übergabeprotokoll ist ein offizielles Dokument. Daher gibt’s auch hier ein paar Formalien wie:

  • Name und Anschrift von Käufer:in und Verkäufer:in

  • Daten zum Objekt (Adresse, genaues Datum der Schlüsselübergabe, Infos zu den letzten Renovierungsarbeiten, bis wann Nebenkosten & Gebühren bezahlt sind)

Im nächsten Schritt geht’s um die Aufnahme der Mängel. Da empfiehlt es sich Raum für Raum vorzugehen, so dass alle am Ende eine gute Übersicht haben, in welchem Raum was nachgebessert werden muss. Wichtig ist auch die Frist festzulegen, bis wann die Mängel beseitig sein müssen.

  • Übersicht Raum für Raum

  • Wenn vorhanden: Außenbereich unter die Lupe nehmen

  • Frist für Mängelbeseitigung

Wie oben geschrieben: Auch die Zählerstände sind ein Muss im Übergabeprotokoll. Wichtig sind Zählernummer und -stand für:

  • Wasser

  • Heizung

  • Strom

  • Gas

  • Öl

Ob und welches Inventar du übernimmst, sollte auch festgehalten werden. Genauso wie die Anzahl der Schlüssel – von Haustür-, über die Zimmer- bis hin zu Garagenschlüsseln.
Wichtig ist auch, dass du alle Unterlagen zur Immobilie bekommst. Also sowas wie:

  • Baupläne

  • Grundrisszeichnung

  • Versicherungsunterlagen

  • Wartungsverträge

  • Energieausweis

  • Aktueller Grundsteuerbescheid

  • Rechnungen der letzten Renovierungsarbeiten (für mögliche Garantieleistungen)

  • Aktueller Mietvertrag

  • Mieterakten

  • Verträge mit Dienstleistern

Wenn Zeug:innen mit beim Termin sind, sollten auch die erwähnt werden – mit Vor- und Nachnamen, Anschrift und Unterschrift.

Zu guter Letzt braucht es dann noch Unterschriften von dir und dem:der Verkäufer:in.

Da kommt irgendwie schnell was zusammen. Wenn du noch ein paar Tipps zum Übergabeprotokoll oder auch generell zur Schlüsselübergabe brauchst, spring mal rüber zu unserer Community. Da findest du Expert:innen, die das schon mindestens einmal gemacht haben.

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Wann steht die Schlüsselübergabe beim Immobilienkauf eigentlich an?

Checkliste schön und gut. Aber viel wichtiger ist ja fast noch, wann der Termin zur Schlüsselübergabe stattfindet. Die Antwort ist ganz einfach: Das steht im Kaufvertrag. Darin ist festgehalten, dass die Schlüsselübergabe nach der Kaufpreiszahlung kommt. Also quasi Kohle gegen Schlüssel.

Klar lässt sich auch hier eine andere Regelung finden, z.B. dass die Schlüsselübergabe nicht erst nach der Kaufpreiszahlung kommt. Das ist aber vor allem für Verkäufer:innen ein Risiko. Was ist beispielsweise, wenn deine Baufinanzierung auf den letzten Metern doch noch platzt? Wenn das aber eine Option für dich und auch die andere Vertragspartei ist, kann der:die Notar:in an der Stelle auf jeden Fall beraten, welche Sicherungsmöglichkeiten es gibt. Und weil das dann eine Beratungstätigkeit im Zusammenhang mit dem Kaufvertrag ist, kommen auch keine zusätzlichen Notarkosten auf euch zu.

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Rollentausch: Übergabeprotokoll & Schlüsselübergabe als Vermieter:in

Das Übergabeprotokoll und die Schlüsselübergabe für deine Eigentumswohnung sind gelaufen. Jetzt willst du da aber nicht selbst einziehen, sondern sie vermieten. Du schlüpfst also in die Vermieter:innen-Rolle und übergibst nun selbst die Schlüssel an die neuen Mieter:innen und schreibst ein Übergabeprotokoll – zumindest dann, wenn du diese Aufgabe nicht an eine Verwaltung übertragen hast.

Bei jedem Mietverhältnis findet die Schlüsselübergabe zwei Mal statt: zum Mietbeginn und Mietende. Bei jedem Übergabetermin, sollte auch ein Abnahme- bzw. Übergabeprotokoll angefertigt werden: Zum einen, um mögliche Schäden festzuhalten (und ob du sie noch vor Einzug beseitigen lässt) und zum anderen, um es irgendwo schwarz auf weiß zu haben, wie viele Schlüssel du übergeben hast und was bei Verlust passiert.

Das Thema Verwaltung kommt demnächst auch auf dich zu und du hast noch keinen blassen Schimmer? Frag einfach mal in der Urbyo Community nach.

FAQ Übergabeprotokoll & Schlüsselübergabe